Virtuelle Veranstaltung

Was ist eine virtuelle Veranstaltung?

Ein virtuelles Event, auch bekannt als Online-Event, virtuelle Konferenz oder Livestream-Erlebnis, ist eine Veranstaltung, bei der Menschen in einer Online-Umgebung im Internet interagieren, anstatt sich an einem physischen Ort zu treffen.

Beliebte Einsatzmöglichkeiten für virtuelle Veranstaltungen sind Webinare, Livestreams, virtuelle Messen, Online-Kurse, Online-Touren und Firmenveranstaltungen. In den letzten Jahren sind auch hybride Veranstaltungen populär geworden, bei denen persönliche Veranstaltungen mit virtuellen Inhalten kombiniert werden, auf die man online zugreifen kann.

Der Begriff "virtuelle Veranstaltung" kann sich auch auf Online-Veranstaltungen beziehen, die in einer Virtual Reality (VR) oder Augmented Reality (AR) Umgebung stattfinden.

Wie funktionieren virtuelle Veranstaltungen?

Virtuelle Veranstaltungen funktionieren mit einer Technik, die speziell dafür entwickelt wurde, das Erlebnis einer Veranstaltung online zu reproduzieren. Die erforderliche Technik besteht aus einem Gerät mit Internetanschluss (Computer/Telefon/Tablet), auf dem eine Kamera, ein Mikrofon und eine spezielle Software installiert sind.

Es gibt heute Dutzende von Unternehmen, die Software für virtuelle Veranstaltungen anbieten, jedes mit einzigartigen Funktionen und Vorteilen. Gemeinsam ist den virtuellen Konferenztools die Möglichkeit, einen Gastgeber über eine Videoverbindung mit dem Publikum zu verbinden und Anwendungen/Desktops gemeinsam zu nutzen, sowie interaktive Funktionen wie Umfragen und Nachrichten.

Fortschrittlichere virtuelle Veranstaltungsplattformen bieten virtuelle Erlebnisse, die persönliche Konferenzen imitieren, wie z. B. eine virtuelle Lobby, virtuelle Messehallen, in denen Aussteller ihre Produkte und Dienstleistungen vorstellen können, und virtuelle Besprechungsräume, die den Teilnehmern die Möglichkeit zum Networking bieten.

In der Regel werden virtuelle Konferenzumgebungen bereits im Vorfeld eingerichtet und die visuellen Elemente, die Navigation und die Sitzungen in die virtuelle Veranstaltungsplattform eingefügt, um das Online-Erlebnis zu gestalten. Die Sitzungen werden in der Regel im Voraus aufgezeichnet, obwohl einige Plattformen auch das Live-Streaming von Keynotes und Sitzungen ermöglichen.

Die virtuellen Teilnehmer/innen melden sich für die Konferenz an und erhalten einen Link, über den sie an dem virtuellen Erlebnis teilnehmen können. Da die Veranstaltungen aufgezeichnet werden, können die Nutzer/innen oft an Online-Konferenzen teilnehmen, nachdem sie bereits stattgefunden haben, und das gleiche Erlebnis haben wie die Teilnehmer/innen, die live dabei sind, abzüglich der Echtzeit-Funktionen wie Live-Fragen und Networking.

Vorteile von virtuellen Veranstaltungen

Virtuelle Veranstaltungen sind seit der Rezession und zuletzt auf der COVID-19 immer beliebter geworden, da sie eine kostengünstige und effektive Möglichkeit sind, Menschen miteinander zu verbinden.

Größere Reichweite

Durch die Beseitigung geografischer Hindernisse für die Teilnahme an Veranstaltungen eröffnen virtuelle Veranstaltungen ein viel größeres Publikum. Die Saastr, eine führende Veranstaltung für die Technikbranche, hatte 2019 beispielsweise 10.000 Teilnehmer/innen, die persönlich anwesend waren. Im Jahr 2020 wurde die Veranstaltung virtuell abgehalten und hatte mehr als 50.000 Teilnehmer/innen aus der ganzen Welt.

Niedrigere Kosten

Die Produktionskosten für physische Veranstaltungen können sehr hoch sein. Die Kosten für die Miete des Veranstaltungsortes, das Catering und die Produktion können zwischen Tausenden und Millionen von Dollar liegen. Durch den Wegfall einiger dieser Kosten können die Organisatoren Geld sparen oder das Budget für andere Bereiche verwenden, z. B. für die Gewinnung hochkarätiger Referenten.

Da die Inhalte virtueller Veranstaltungen im Voraus aufgezeichnet werden, können dieselben Inhalte auch für Schwesterveranstaltungen in anderen Zeitzonen und Regionen wiederverwendet werden, was zu erheblichen Kosteneinsparungen führt, die dann an die Teilnehmer/innen weitergegeben werden können und/oder die Rentabilität der Veranstaltung verbessern.

Zeitersparnis

Eine virtuelle Veranstaltung hat viele zeitsparende Vorteile. Die Reisezeiten der Teilnehmer/innen und Organisator/innen sowie die kürzeren Vorlaufzeiten für die Produktion und den Aufbau führen zu erheblichen Zeiteinsparungen. Diese Zeitersparnis kann auch in die Kosten für die Veranstaltungen eingerechnet werden.

Bessere Daten und Nachverfolgung

Online-Veranstaltungen bieten einzigartige Möglichkeiten, First-Party-Daten über die Anmeldungen und das Engagement der Teilnehmer/innen während der Veranstaltung und über soziale Medien zu sammeln. Einige Veranstaltungsplattformen bieten detaillierte Einblicke in das Engagement und die Zufriedenheit der Teilnehmer/innen und ermöglichen es den Organisator/innen, diese Informationen zu nutzen, um die Erlebnisse zu optimieren und zu verbessern.

Erfolgsmethode(n) für virtuelle Veranstaltungen; bewährte Methode(n)

Es gibt eine Reihe von Erfolgsmethoden(n); bewährte Methoden(n), die du bei der Organisation von virtuellen Veranstaltungen anwenden kannst:

Technik und Strategie aufeinander abstimmen
Priorisierung der Proben
Investiere in audiovisuelle Medien (AV)
Erstelle im Voraus eine genaue Messstrategie
Multisensorisch vorgehen

Technik und Strategie aufeinander abstimmen

Für virtuelle Veranstaltungen gibt es eine große Anzahl von Plattformen, die genutzt werden können. Von kostenlosen Diensten wie YouTube und Social Streaming auf Facebook oder Instagram Live bis hin zu privateren Plattformen wie Zoom, wo der Gastgeber deiner Veranstaltung einen großen Einfluss auf das Ergebnis haben kann.

Außerdem sollte die Plattform, die du für deine Veranstaltung nutzt, mit der Position deines Events im Trichter übereinstimmen. Für eine Veranstaltung, die am Anfang des Trichters steht und auf Bekanntheit abzielt, kann eine offene und kostenlose Plattform wie Facebook Live effektiv und einladend sein.

Priorisiere die Proben

Da die Organisation virtueller Veranstaltungen mit wenig Reibungsverlusten verbunden ist (d.h. Technik und Einrichtung können relativ einfach eingesetzt werden), lassen viele Organisatoren die Proben aus und gehen damit ein Risiko ein. Viele der erfolgreichsten Organisatoren und Plattformen für virtuelle Veranstaltungen empfehlen, im Voraus gründlich zu proben. Eine andere Möglichkeit ist, die Risiken von Live-Präsentationen ganz zu vermeiden und die Sitzungen im Voraus aufzuzeichnen.

Investiere in audiovisuelle Medien (AV)

Es gibt gute Gründe, in eine hochwertige audiovisuelle Ausrüstung zu investieren und sogar eine Produktionsagentur zu beauftragen, um die Qualität der Veranstaltungen zu gewährleisten. Zu dieser Ausrüstung gehören Beleuchtung, Mikrofone, Greenscreens, Kameras und Leinwände. All diese Elemente tragen zur Qualität des Erlebnisses bei.

Ein gutes Beispiel für eine hochwertige Produktion ist die virtuelle Veranstaltung von Anthony Robbins mit dem Titel Unleash the Power Within, bei der er ein eigens gebautes Studio mit Hunderten von Bildschirmen nutzte, um sein Publikum zu begeistern.

Erarbeite dir im Voraus eine genaue Messstrategie

Eine der größten Herausforderungen für virtuelle Veranstaltungen ist der Zugang zu den Daten, um den Erfolg oder Misserfolg zu messen. Engagement-Kennzahlen wie Anmeldungen und Teilnehmerzahlen sind zwar nützlich, zeigen aber nicht die tatsächliche Wirkung.

Viele Marken verwenden Kennzahlen wie den Net Promoter Score (NPS) und die Markenumwandlung als führende Indikatoren für den Erfolg und schauen weiter unten im Trichter auf die Kaufabsicht und die Auswirkungen auf den Umsatz. Bevor du ein virtuelles Event durchführst, musst du unbedingt deine Ziele festlegen und einen Messansatz entwickeln.

Multisensorisch vorgehen

Ein multisensorischer Ansatz für virtuelle Veranstaltungen macht sie wirkungsvoller und einprägsamer. Um multisensorisch zu sein, sollte das Event mindestens drei Sinne ansprechen, um effektiv zu sein. Bei virtuellen Events werden standardmäßig Augen und Ohren angesprochen, aber um multisensorisch zu sein, müssen die Marken mit den anderen Sinnen kreativ werden.

Eine gängige Taktik ist es, dafür zu sorgen, dass die Teilnehmer/innen physische Produkte in den Händen halten, während sie teilnehmen. Olive and June hat zum Beispiel ein Mani Bootcamp veranstaltet, das eine "Everything Box" mit allen Produkten enthielt, die du für eine Maniküre zu Hause brauchst. Solche multisensorischen Erlebnismarketing-Kampagnen haben eine größere Wirkung als Veranstaltungen, die nur einen einzigen Kanal nutzen.

Nachbereitung der Veranstaltung

Ein häufiger Fehler von Veranstaltern virtueller Events ist es, nicht über das Datum des Events hinaus zu denken. Clevere Vermarkter nutzen die Inhalte virtueller Konferenzen auch nach der Veranstaltung weiter, indem sie die Veranstaltungen in eigenständige Videos, Blogbeiträge, Podcasts und E-Mail-Marketing-Materialien umwandeln.

Personen, die an der Veranstaltung teilgenommen haben, sollten mit Follow-up-Marketing versorgt werden, das auf dem Erlebnis der Veranstaltung aufbaut, und Anmelder/innen, die nicht erschienen sind, können mit den Highlights der Veranstaltung angesprochen und dazu ermutigt werden, sich mit Inhalten nach der Veranstaltung zu beschäftigen.

Fallstricke bei virtuellen Veranstaltungen

Bei virtuellen Veranstaltungen gibt es einige Herausforderungen und Fallstricke, die beachtet werden sollten.

Zoom-Müdigkeit

Stundenlanges Sitzen vor einem Computer ist anstrengend. Die so genannte "Zoom-Müdigkeit", eine geistige und körperliche Erschöpfung, die durch Marathon-Videochats verursacht wird, wird durch verschiedene Faktoren hervorgerufen, vom Multitasking in Meetings bis hin zur Ablenkung durch die Familie bei der Arbeit von zu Hause aus.

Die Wahl der Technik

Das Angebot an Plattformen auf dem Markt ist überwältigend. Für den Anfang ist es oft am besten, eine der beliebtesten oder günstigsten Optionen für deine erste Veranstaltung zu wählen und dann mit mehreren Anbietern zu sprechen, bevor du skalierst.

AV-Kosten und Außenstudios

Die Sicherstellung eines hohen Produktionswertes kann kostspielig sein. Die Erfolgsmethode(n) für den Anfang ist, sich für Veranstaltungen zu entscheiden, die keinen hohen Produktionswert erfordern, wie z. B. Schulklassen. Wenn jedoch ein hoher Produktionswert erforderlich ist, findest du im Internet viele Partner, die virtuelle Veranstaltungen unterstützen können.

Teilnehmerzahlen/Ausfälle

Ein häufiges Problem bei virtuellen Veranstaltungen sind die niedrigen Teilnehmer zahlen bei Live-Erlebnissen. Es kommt häufig vor, dass 75 % der Teilnehmer/innen nicht zu der Live-Veranstaltung erscheinen. Dieses Problem kann durch die Erhebung von Gebühren für die Veranstaltung und durch das Angebot von aufgezeichneten Inhalten auf Abruf im Anschluss gelöst werden.

Beispiele für virtuelle Veranstaltungen und Use-Cases

Es gibt Dutzende von Use-Cases für virtuelle Veranstaltungen, und die Arten von Veranstaltungen haben sich seit dem Beginn der COVID-19 weiterentwickelt.

Kochkurse und geführte Verkostungen erweisen sich als sehr beliebt. Ein Beispiel dafür war der Cinco de Mayo, bei dem Mario Lopez zusammen mit Uber Eats und Chipotle zeigte, wie man einige seiner Lieblingsrezepte für den Cinco de Mayo zubereitet. So konnten die Menschen eine Feiertagstradition bequem von zu Hause aus genießen und gleichzeitig neue Tipps und Tricks von einem Prominenten lernen.

Ein weiterer beliebter Use-Case sind Online-Konzerte. Budweiser hostete ein Konzert mit den Black Eyed Peas auf YouTube Live.

Und BMW stellte sein Modell i4 per Live-Stream vor, anstatt es auf einer Automesse zu präsentieren.

Weitere Use-Cases für virtuelle Events findest du in dieser Liste mit 50 Ideen für virtuelle Events.